Seja para a educação, seja para o trabalho, como eu uso, as atas de reunião são algo indispensável. Elas ajudam não só a ter um registro de sua reunião, como também podem servir para nos lembrar do que foi discutido e fazer depois.
Entretanto, existem regras que devem ser seguidas, principalmente em uma ata formal. Além disso, fazer uma ata de reunião do zero pode ser algo um tanto quanto trabalhoso, acredite, independente da ferramenta que a gente está usando.
Entretanto, usar um modelo de ata de reunião no Word torna tudo isso mais fácil. Ainda, a gente pode facilitar mais usando a ferramenta certa para isso, focada no trabalho com modelos.
Aqui, não só vou mostrar essa ferramenta para você, como vou mostrar como é fácil elaborar uma ata com ela. Além disso, você vai ver o que mais essa ferramenta pode fazer para facilitar o seu trabalho com documentos.
Parte 1: O que deve ter na ata de reunião?
Apesar de não haver apenas um modelo de ata pronto para Word padrão, ainda existem algumas regras que devem ser seguidas. Primeiramente, uma ata de reunião deve ser dividida em tópicos, sendo eles:
Abertura: constando o motivo da reunião, data, horário e instituição.
Participantes: cada participante da reunião, assim como seus cargos.
Discussão: os tópicos abordados, discussões e informações relevantes.
Fecho: os próximos passos que vão ser adotados após a reunião.
Além desses tópicos, uma ata deve ser escrita de forma objetiva, focada no que foi importante e relevante ao longo da reunião. Isso porque uma ata de reunião tem como principal objetivo transmitir a mensagem da forma mais clara e objetiva possível.
Por fim, e para manter a objetividade, a ata não deve conter opiniões nem comentários pessoais do redator. Toda informação de uma ata de reunião deve ser restrita apenas ao que foi discutido, e concluído, durante a reunião.
Parte 2: Modelos de ata de reunião [gratuitos e profissionais]
Mesmo uma ata sendo até que algo simples, como você pôde ver acima, existe uma maneira de deixar isso tudo ainda mais fácil. Essa maneira é usando modelos gratuitos de ata de reunião no Word, o que não é tão difícil de se encontrar quanto você pode imaginar.
Por isso, aqui vamos ver agora alguns modelos que você pode encontrar, assim como o que eles podem oferecer de melhor.
Modelo #1
Um modelo até que bem simples, mas bem completo, enquanto conta com um certo apelo visual um tanto quanto interessante. Nele, você tem os principais pontos para sua reunião, separados por tópicos, contando com uma arte minimalista, em que você pode editar todas as cores.
Modelo #2
Um modelo clássico, mas que não deve ser subestimado por causa disso, pois se trata de um modelo bem útil. Não só ele contém as principais informações, como tem diferentes modelos disponíveis, tanto informal quanto formal, detalhado e até mesmo para projetos.
Modelo #3
Um modelo mais formal, feito em parágrafos ao invés de listas, mas que conta com uma abordagem mais moderna, mostrando um pouco de inovação. É uma ótima opção para uma reunião bem formal, mas para um ramo ou modelo de negócio mais moderno, inovador, com energia e ou disposição.
Modelo #4
Uma ata um pouco diferenciada das outras, mas que pode ser muito útil para a gestão de projetos, principalmente para finanças ou metodologia Scrum. Isso porque é uma ata feita para Sprints, reuniões curtas e frequentes, com o objetivo de alinhar as informações e as tarefas atuais do projeto.
Parte 3: Como fazer uma ata de reunião simples usando modelos do Word (Passo a passo)
Usar um modelo de ata de reunião pronto no Word seria a maneira mais fácil e simples, inclusive com um dos modelos que você acabou de ver. Entretanto, isso também pode ser feito com outras ferramentas, além do Word da Microsoft, que oferecem um pacote Office também.
Apesar disso, muitas delas apresentam problemas de compatibilidade com recursos do Word, mas há uma exceção. Ela é o WPS Office que, além de oferecer um pacote Office completo e gratuito, é 100% compatível com o Word e demais ferramentas do Office.
Por isso, vamos mostrar aqui como você pode fazer isso no WPS Office. Mas, não se preocupe, com o WPS, é bem simples e bem similar ao Word:
Passo 1. Baixando o WPS Office
No site https://br.wps.com/, baixe o instalador em “Download”, em cima, ou em “Baixar Grátis”, então abra o instalador e aguarde a instalação.
Passo 2. Abrindo seu Modelo
Terminando de instalar, abra o WPS Office e seu editor do Word, clicando em “Docs”, à direita, então clique em “Abrir”, para localizar seu modelo.
Passo 3. Editando o Texto
Por fim, é só editar, clicando e modificando o texto, enquanto as demais opções de formatação podem ser encontradas em “Página Inicial”, no menu superior.
Salvando como PDF
Além de criar a sua ata de forma simples e fácil, você também pode salvar o seu modelo de ata de reunião pronto em PDF. Isso facilita, e muito, as coisas, seja para compartilhar, seja para abrir em outro dispositivo, devido a alta compatibilidade dos arquivos PDF.
Isso é algo simples e fácil de se fazer, podendo ser feito em poucos passos:
Passo 1. Com a sua ata aberta, clique em “Ferramentas”, na parte de cima.
Passo 2. Agora, clique em “Exportar para PDF”, do lado esquerdo.
Passo 3. Depois, na janela que abriu, é só clicar no botão “Exportar PDF” para exportar o seu arquivo como PDF.
Além disso, para escolher onde você vai salvar o arquivo, basta clicar em “Caminho de salvamento”, escolhendo “Diretório Personalizado” e, então, clicando à direita.
Parte 4: Como imprimir o modelo de ata de reunião no WPS Office
Passo 1. Abrindo o seu documento
Como antes, abra seu modelo de ata de reunião para imprimir, já editado, no WPS Office.
Passo 2. Menu de Impressão
Agora, clique em “Menu”, no canto superior esquerdo, depois clique em “Imprimir”.
Passo 3. Imprimindo
Nessa janela, escolha a sua impressora, em “Nome”, depois clique em “Confirmar” para imprimir.
Compartilhamento Online
Seja para enviar de uma forma mais fácil, ou apenas ter ajuda para preencher, o WPS Office tem um recurso que pode ajudar. Um recurso que permite você compartilhar seus documentos, inclusive seus modelos gratuitos de ata de reunião do Word, através de um link.
Isso é algo que, inclusive, é bem fácil de fazer, assim:
Passo 1. Compartilhando seu documento
Com seu modelo aberto, clique em “Partilhar”, à direita, na parte de cima.
Passo 2. Configurações de compartilhamento
Na janela que abriu, configure se a pessoa vai poder apenas visualizar ou editar o documento. Isso pode ser feito na primeira opção da tela.
Passo 3. Link de compartilhamento
Agora, é só clicar em “Copiar Link” para você ter o link de compartilhamento, que você pode enviar para qualquer pessoa.
Da outra maneira, também é possível compartilhar diretamente por e-mail, WhatsApp, Telegram ou QR Code, clicando em qualquer uma dessas opções, embaixo.
Perguntas frequentes
Eu preciso do Word para abrir uma ata de reunião DOC ou DOCX?
Não, é possível abri-la em outros editores de texto, mas saiba que nem todo editor de texto mantém a formatação original do arquivo. Entretanto, esse problema pode ser evitado usando o WPS Office, que é totalmente compatível com os arquivos do Word, mesmo em recursos mais avançados.
Onde eu encontro uma ata de reunião simples?
Existem várias opções na internet atualmente, inclusive gratuitas. Além disso, o WPS Office tem vários modelos prontos, sendo muitos gratuitos, que podem ser baixados tanto no seu site quanto no próprio programa.
Eu consigo editar uma ata de reunião em PDF?
Sim, é perfeitamente possível editar um modelo de ata de reunião pronto em PDF. Entretanto, para editar um PDF sem perder a formatação, você precisa convertê-lo para um documento do Word, ou usar um editor de PDFs.
Apesar disso, saiba que ambas as alternativas estão disponíveis no WPS Office. Inclusive, a ferramenta permite que você converta de PDF para Word até mesmo online, com seu conversor online, no site https://pdf.wps.com/.
Posso usar uma ata de reunião escolar para outras reuniões?
Sim, desde que você faça algumas alterações, principalmente se não estamos falando de uma ata de reunião administrativa. Além disso, você pode ver todos os detalhes de como gerar uma ata de reunião aqui mesmo, nesse artigo.
É difícil encontrar diferentes modelos de documentos para empresa gratuitos?
Não, assim como existem sites que oferecem uma variedade enorme desses modelos, para as mais diferentes necessidades. Não apenas isso, mas aqui mesmo, nesse artigo, você pode ver onde encontrar modelos profissionais para baixar, inclusive modelos gratuitos.
Conclusão
Usar um modelo de ata de reunião no Word pode ser algo muito simples, fácil e até mesmo gratuito. Claro que, para tudo isso, você precisa estar usando a ferramenta certa para esse trabalho.
Essa ferramenta é o WPS Office, oferecendo muito mais que um simples pacote Office gratuito para você baixar. Nele, você encontra um conjunto completo de ferramentas, tanto para trabalhar com modelos quanto para outros trabalhos.
Por isso, aproveite para baixar o WPS Office, o que você pode fazer agora mesmo, inclusive. Além disso, você vai poder conferir tudo que ele tem a oferecer, enquanto você pode encontrar muito mais do que você viu aqui.
