Como escritor experiente, posso facilmente me colocar no lugar dos estudantes encarregados de escrever cartas formais. Esta é uma habilidade que forma a base para navegar com facilidade em ambientes profissionais. Este guia foi projetado para ajudar a superar esse mistério e escrever cartas formais com facilidade.
Quando enviamos uma carta formal?
Cartas formais não pertencem apenas a bibliotecas antigas e empoeiradas ou escritórios de advogados. Como escritor do WPS, eu as uso constantemente para articulação e profissionalismo valorizado. Aqui estão alguns cenários em que as cartas formais se tornam bastante indispensáveis para mim:
Candidaturas de Emprego: Crie uma impressão inicial marcante com sua carta de apresentação bem escrita e atraente. Aqui é onde você pode adicionar um pouco de personalidade real e explicar, em detalhes, por que você é o mais adequado para qualquer posição.
Correspondência Empresarial: Seja uma proposta polida que inclina o cliente para o seu lado ou uma carta de reclamação firme, mas justa, ao fornecedor, as cartas formais garantem que sua mensagem seja levada a sério. Elas adicionam um profissionalismo ao nível que os e-mails muitas vezes não conseguem alcançar.
Avisos Oficiais: Se você quiser notificar as pessoas no domínio público sobre quaisquer mudanças de políticas, anúncios de eventos ou outras informações vitais, uma carta formal confere a legitimidade e clareza necessárias.
Cartas de Demissão: Indo para um novo emprego? Uma carta formal de demissão é uma despedida graciosa e profissional. Também explica a data oficial em que alguém está deixando um emprego.
Cartas de Recomendação: Cartas formais são extremamente úteis para recomendar uma pessoa para um emprego, escola de pós-graduação ou qualquer outra oportunidade com base em suas habilidades ou caráter.
Estes são alguns exemplos, mas os casos em que uma carta formal seria utilizada vão desde negócios até a vida pessoal. No entanto, o ponto principal é que sempre que você quiser conduzir negócios de maneira clara, concisa e profissional, você deve escrever uma carta formal.
Tipos de Cartas Formais
Cartas formais não se encaixam em um único molde. Existem tipos, cada um com seu propósito e convenções. Encontrei as seguintes variedades comuns em minha experiência como escritor do WPS:
Cartas de Candidatura: É como sua apresentação pessoal ao empregador. Pense nisso como aquele espaço onde você se destaca sobre sua experiência, expertise e entusiasmo pela posição. Se você estiver se candidatando a uma posição em marketing, você pode querer destacar como foi proativo em campanhas de mídia social ou quão brilhante você foi ao criar um texto fantástico.
Cartas de Apresentação: Enquanto muitos usam esse termo para se referir a uma carta de candidatura, na maioria dos casos, é mais uma introdução a um currículo e fornece uma visão geral breve das qualificações. Elas são meio que um trailer para o recurso principal, por assim dizer.
Correspondência Empresarial: Esta categoria é ampla e inclui a maioria das cartas usadas em um ambiente profissional. Considere as propostas que delineiam projetos, seu escopo e orçamento, as faturas solicitando compensação, contratos usados para selar um acordo e, em alguns casos, até mesmo os bilhetes de agradecimento que vêm imediatamente após uma reunião bem-sucedida.
Cartas de Reclamação: Se você recebeu um serviço ruim ou um produto defeituoso, então a carta formal de reclamação é o canal para expressar suas preocupações e encontrar uma solução. Ao apresentar o problema, deve ser claro, conciso e factual.
Cartas de Demissão: Embora seja bom simplesmente enviar um e-mail "Eu saio!", uma carta formal de demissão é o caminho adequado. Mais uma vez, isso lhe dará a oportunidade de agradecer pela oportunidade e ajudá-lo a sair em boa posição.
Cartas de Recomendação: Essas cartas são influentes porque recomendam formalmente a expertise, o caráter ou o potencial de uma pessoa. Se você está recomendando seu ex-funcionário para um novo emprego ou garantindo que a melhoria nas habilidades acadêmicas de um estudante seja reconhecida, uma boa carta de recomendação abre portas.
Cada tipo de carta formal é escrito de acordo com formatos e modelos prescritos para que sirva efetivamente ao seu propósito específico. Adquirir conhecimento sobre esses tipos ajuda a navegar na comunicação profissional com confiança e precisão.
Partes das Cartas Formais
Cartas formais são documentos estruturados adaptados para comunicação formal ou profissional. Familiaridade com as partes principais garante clareza, profissionalismo e eficácia na entrega da mensagem. Aqui está uma análise passo a passo dos elementos mais importantes:
1. Cabeçalho:
Data: Declare no início a data em que a carta foi escrita para formar toda a linha do tempo da correspondência.
Endereço do Destinatário: No lado esquerdo da página, escreva o endereço completo do destinatário. Isso inclui o nome dele/dela, título ou posição, nome da organização ou empresa que ele(a) representa, se aplicável, endereço, cidade, estado e CEP.
Endereço do Remetente (Endereço de Retorno): Seu endereço deve estar no canto superior direito da página. Inclui seu nome, endereço, cidade, estado, CEP, número de telefone (se desejar) e endereço de e-mail, se desejado; assim o destinatário pode responder ou entrar em contato com você.
2. Saudação:
Comece com um cumprimento oficial: "Prezado(a) [Título e Sobrenome do Destinatário]," e termine com uma vírgula. Caso não conheça o nome, pode se dirigir pelo título. Exemplo: Prezado(a) Gerente de Contratações.
3. Corpo:
Introdução: Comece com um parágrafo introdutório apropriado. Declare claramente no início o propósito da escrita. Apresente-se se necessário e defina o contexto da comunicação.
Corpo: O conteúdo deve ser escrito logicamente em parágrafos, cada um abordando aspectos específicos da sua mensagem. Adicione informações detalhadas, evidências a serem fornecidas ou explicações necessárias.
Conclusão: Esta parte resume os principais pontos abordados no corpo da sua carta. Se necessário, inclua instruções ao destinatário sobre ações a serem tomadas ou seu próximo passo proposto.
4. Fechamento:
Abaixo do corpo da carta, pule uma linha para seu fechamento. Isso geralmente é um fechamento educado, como "Atenciosamente,", "Cordialmente," ou "Respeitosamente,", com uma vírgula.
5. Assinatura:
Pule cerca de quatro linhas abaixo do fechamento e assine seu nome a tinta, se estiver enviando a carta pelo correio. Se estiver enviando eletronicamente, insira sua assinatura digital ou digitalizada. Abaixo da assinatura real, digite seu nome completo e qualquer cargo relevante ou posição escolhida para clareza.
Esses elementos garantem que as cartas formais sejam estruturadas, claras e profissionais de acordo com os padrões de comunicação empresarial e oficial. Seguir essas regras pode melhorar a eficácia da sua carta porque você apresenta uma imagem profissional de si mesmo e mostra respeito adequado ao destinatário.
Como Escrever uma Carta Formal em 7 Passos [Com Exemplos]
Escrever uma carta formal exige atenção detalhada e aderência a algumas convenções. Aqui estão alguns passos para ajudar você no processo:
Endereço do Remetente: Comece mencionando seu endereço no canto superior direito da página. Escreva seu nome, endereço, cidade, estado e CEP. Isso carrega sua identidade e informações de contato.
Data: Deixe uma linha abaixo do endereço e, em seguida, na linha seguinte, declare a data em que a carta está sendo enviada. Isso deve ser colocado alinhado ao margem esquerda.
Endereço do Destinatário: Pule mais uma linha e escreva no lado esquerdo o endereço do destinatário. Inclui o nome, título, nome da empresa ou organização, endereço, cidade, estado e CEP. No caso de um endereço internacional, mencione o país também.
Saudação: Na linha após o endereço do destinatário, comece formalmente com uma saudação. Coloque "Prezado(a) Sr./Sra. seguido de [Sobrenome]," ou se você não souber o título neutro de gênero do destinatário, o que você pode colocar é "Prezado(a) [Nome] [Sobrenome]," em vez disso.
Corpo da Carta: Após a saudação, o corpo da carta comercial de uma página deve começar, geralmente com uma frase introdutória que apresenta o motivo da sua carta. A linguagem utilizada deve ser apenas tão simples e clara quanto for necessário para transmitir sua mensagem nestes parágrafos. Divida seu conteúdo em parágrafos; cada um deve tratar de um único ponto ou solicitação.
Fechamento: Pule uma linha após o corpo da carta e escreva um fechamento formal. Fechamentos comuns incluem "Atenciosamente", "Respeitosamente" ou "Sinceramente", dependendo da formalidade da carta e da sua familiaridade com a pessoa a quem você está escrevendo.
Assinatura: Deixe cerca de quatro linhas após o fechamento e escreva seu nome completo. Aqui é onde você deixaria espaço para assinar seu nome ao imprimir a carta. Se você estiver enviando-a eletronicamente, você pode digitá-lo abaixo do fechamento.
Os passos ajudarão você a estruturar corretamente sua carta formal e ser profissional na sua escrita. Todos esses elementos têm funções especiais que garantem uma comunicação eficaz e respeitosa na correspondência formal.
Dicas Adicionais: Como Aperfeiçoar Sua Carta Formal com o WPS AI
Aperfeiçoar suas cartas formais é essencial em ambientes de negócios e profissionais. Aqui estão algumas dicas que podem melhorar seu processo de redação de cartas usando o WPS AI:
Verificação de gramática e ortografia: Faça uma verificação abrangente de gramática e ortografia usando o WPS AI antes de finalizar a versão final da sua carta. Isso ajudará sua carta a evitar erros de digitação e gramaticais, parecendo profissional.
Recomendações de Tom e Estilo: O WPS AI também fornecerá recomendações para aprimorar o estilo e o tom da sua carta. Seja para tornar a linguagem mais formal ou ajustar o tom geral para urgência transformada em empatia, o WPS AI tem ótimas sugestões a oferecer.
Orientação sobre Estrutura: Certifique-se de que sua carta esteja bem estruturada e organizada logicamente. O WPS AI orientará você sobre como dispor seu conteúdo, sugerindo quebras de parágrafo, transições de um ponto para outro e dando fluidez ao conteúdo geral.
Modelos Personalizáveis: Você pode usar os modelos de cartas formais personalizados no WPS AI. Os modelos são projetados em um formato padrão para sua carta formal, economizando tempo de escrita e formatação.
Dicas para Personalização: Use o WPS AI para gerar comentários de espaço reservado para os nomes e detalhes dos destinatários, garantindo que cada peça seja bem personalizada e apareça detalhadamente pensada.
Obter Feedback e Ajuda nas Revisões: Obtenha feedback sobre a clareza, concisão e impacto do rascunho do WPS AI e revise o rascunho antes da finalização.
Proteção de Documentos: Cartas formais devem ser mantidas seguras contra acessos indesejados. As facilidades de proteção de documentos do WPS AI seriam úteis para criptografar informações críticas e controlar seu acesso, permitindo apenas que pessoas autorizadas o façam.
Com essas recomendações, você pode aproveitar o WPS AI para escrever cartas profissionais formais de maneira mais eficiente e eficaz para comunicar-se com seus clientes, colegas e partes interessadas no mundo corporativo.
Perguntas Frequentes sobre a Redação de uma Carta Formal
P1. Como devo formatar uma carta formal?
Comece com suas informações de contato alinhadas à direita, seguidas pela data alinhada à esquerda.
Inclua as informações de contato do destinatário alinhadas à esquerda.
Comece com uma saudação formal ("Prezado(a) Sr./Sra. [Sobrenome],").
Estruture o corpo em parágrafos, cada um cobrindo um ponto específico.
Feche formalmente ("Atenciosamente,") e assine seu nome abaixo.
P2. Qual é a diferença entre uma carta formal e uma carta informal?
Cartas formais são para comunicação oficial ou profissional, utilizando linguagem e estrutura padrão.
Cartas informais são comunicações casuais e pessoais com linguagem e estrutura relaxadas.
P3. Como devo endereçar o destinatário em uma carta formal se não souber o nome dele?
Use "Prezado(a) Senhor(a)," ou "A Quem Possa Interessar," como uma saudação genérica. Se possível, tente descobrir o nome do destinatário para um toque mais pessoal.
Resumo
Dominar a arte de escrever cartas formais é essencial para uma comunicação profissional eficaz. Com o WPS AI, você pode agilizar o processo, garantindo clareza e correção em cada correspondência. Comece a redigir cartas formais polidas hoje com confiança!
