Com vários serviços de assinatura digital, incluindo o fornecido pelo Governo Federal, e a crescente necessidade de transpor documentos físicos para o universo online, as ferramentas de digitalização se tornaram essenciais para o dia a dia de muitos profissionais. Por muito tempo, busquei por soluções que fossem baratas, rápidas e que mantivessem a qualidade do documento original.
Por isso, resolvi compartilhar minha experiência neste texto. Falarei sobre 5 aplicativos que testei para digitalizar os meus documentos, com uma análise de prós e contras de cada um deles. O que mais se destacou foi o WPS Office, pois obteve a melhor qualidade após a digitalização e ainda trouxe algumas funções extras, como a que transforma o texto da digitalização em texto editável com a tecnologia OCR.
5 Apps para digitalizar documentos grátis
Agora, mostrarei como foi a minha experiência com 5 apps diferentes para escanear documentos físicos. Assim, você poderá fazer a sua escolha com mais segurança.
WPS Office - App para digitalizar documentos
O WPS Office se destaca por conta da ferramenta que transforma as fotos que você tira de seus documentos em um texto editável. Depois disso, você pode salvá-lo como quiser, seja como um documento de texto ou como um PDF.
Isso é ideal para aqueles que precisam alterar algumas informações no documento digitalizado. Esta função funciona muito melhor no WPS do que nos concorrentes, graças ao Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), tecnologia presente no aplicativo que reconhece individualmente os caracteres do documento.
Por isso, a qualidade também fica bem maior. Afinal, o documento terá uma forma nativa digital após passar pelo processo da OCR.
Outra vantagem do WPS Office é que ele funciona no celular e no PC, já que é compatível com todos os principais sistemas, como Android, iOS, Windows, Linux e macOS. Os documentos digitalizados em um dispositivo ficam automaticamente salvos em todos os outros graças ao armazenamento em nuvem do software. Agora, ensinarei como digitalizar os seus documentos com o WPS Office em um passo a passo simples.
Como usar o WPS Office para digitalizar seus documentos
Veja no passo a passo como transformar as fotos dos seus documentos em arquivos editáveis com o WPS Office:
Acesse o site https://br.wps.com/ e clique em Baixar Grátis para obter o WPS Office
Abra o arquivo e faça a Instalação do programa clicando emInstalar
Abra o WPS Office e clique em WPS AI, no canto esquerdo da tela.
Desça até chegar à seção de Ferramentas de Produtividade.
Selecione a opção Imagem em PDF e envie a imagem do seu documento.
Volte para as ferramentas de produtividade e selecione a opçãoPDF OCR.
Selecione o PDF que foi gerado da imagem. Depois clique emEfetuar OCR na janela que se abrirá. Então, o seu arquivo editável será gerado automaticamente.
Prós:
Máxima qualidade, pois reconhece todos os caracteres do documento um a um e o transforma em um documento editável.
Gratuito nas funções úteis para a digitalização de documentos.
Funciona nos computadores e celulares e integra os documentos de todos pelo armazenamento em nuvem.
Tem várias outras funcionalidades muito úteis para edição e criação de documentos.
Gera links automáticos para o compartilhamento online dos documentos gerados.
Contras:
Como o app trabalha com textos em OCR, ele pode pecar na digitalização de fotos, funcionamento melhor para documentos.
Adobe Scan
O Adobe Scan é um aplicativo da família Adobe, um pacote com vários recursos para trabalhar com documentos. Porém, a maioria dos recursos mais avançados é pago e o preço das ferramentas é um pouco salgado para a realidade brasileira: a assinatura do pacote completo custa R$60 por mês.
O Adobe Scan usa a inteligência artificial para aprimorar os documentos. Porém, em alguns casos eu encontrei falhas no uso da IA, o que gerou distorções desnecessárias.
Prós:
Permite a adição de alguns detalhes aos documentos digitalizados
Utiliza OCR para criar documentos digitalizados.
A qualidade da digitalização é boa.
Contras:
A segurança aprimorada dos documentos só é disponibilizada mediante assinatura.
As ferramentas mais avançadas também são pagas.
A exportação é liberada com a assinatura.
A IA utilizada pode distorcer o documento de uma forma errada.
Google Drive
O Google Drive também tem uma ferramenta para digitalizar documentos. Por conta das várias funções deste pacote, muitos nem sabem da existência desta. Para utilizá-la, é necessário ter o app do Google Drive instalado no celular, seja no Android ou no iPhone.
Uma parte boa é que ele é gratuito e tem integração entre os dispositivos com o armazenamento em nuvem. Alguns pontos negativos são que a qualidade é um pouco menor, já que essa funcionalidade não é o foco do Google Drive, e que pode ser necessário comprar mais armazenamento dependendo da quantidade de documentos digitalizados.
Prós:
Função presente em um app que muitos já utilizam no dia a dia.
Integração entre os dispositivos pelo serviço de armazenamento do Google.
As ferramentas de edição pós-digitalização são simples e intuitivas.
Contras:
O Google Drive não tem foco na digitalização de documentos, então a função é um pouco defasada.
Em alguns casos, é necessário comprar mais espaço de armazenamento.
Não tem funções avançadas de edição do documento digitalizado.
Ele não funciona sem estar conectado à internet.
CamScanner
O CamScanner é um aplicativo totalmente focado na digitalização de documentos. Por isso, a qualidade é muito boa. Recentemente, o app ganhou a adição do Reconhecimento Óptico de Caracteres, o que ampliou o leque de possibilidades. Uma boa ferramenta é a que gera link para o compartilhamento em PDF do arquivo resultante da digitalização.
Porém, as funções mais avançadas só estão presentes na versão paga do aplicativo. Inclusive, todos os documentos sairão com a marca d'água da empresa na versão gratuita. A assinatura custa R$79,90 por ano.
Prós:
Foco total no escaneamento de documentos, o que torna a qualidade boa.
Usa o Reconhecimento Óptico de Caracteres.
Gera links de compartilhamento dos arquivos, além de ter outras funções que facilitam o envio das digitalizações.
Interface intuitiva e muito fácil de usar, até mesmo para quem não tem familiaridade com softwares do gênero.
Permite juntar várias páginas escaneadas em um mesmo documento.
Contras:
As principais funções só estão presentes após pagar pelo uso do app.
Os arquivos saem com a logo do CamScanner na versão grátis.
A qualidade costuma ficar um pouco ruim caso a foto do documento seja tirada sem a utilização do flash do celular.
Apenas 200 MB de espaço para armazenamento em nuvem.
Aplicativo com muitos anúncios.
Genius Scan
Por conta da funcionalidade única de digitalização, o Genius Scan é um concorrente direto do CamScanner. Ele também permite a junção de páginas e tem uma ferramenta de organização de documentos em diferentes espaços.
O app na versão gratuita não conta com anúncios, o que faz com que a nota dele nas lojas oficiais seja mais alta do que a do concorrente CamScanner. Porém, funções avançadas como o Reconhecimento Óptico de Caracteres só estão disponíveis na versão paga, que é bem cara: 39,99 euros por ano, o que equivale atualmente a quase R$250.
Prós:
Boa qualidade na digitalização.
Fácil de utilizar.
Não tem anúncios na versão gratuita.
Reconhece automaticamente com precisão a borda dos documentos.
Contras:
A exportação para outros serviços de nuvem, o OCR e a sincronização de documento entre dispositivos só estão disponíveis na versão paga.
O preço é muito caro para a realidade brasileira.
Ocorrem algumas distorções nas bordas dos documentos.
Em alguns momentos, as digitalizações se parecem com simples fotos dos documentos.
Comparativo entre os apps para digitalizar documentos
Para resumir todas as informações apresentadas anteriormente, preparei uma tabela que resume as características dos 5 apps listados.
| App | Facilidade no uso | Qualidade da digitalização | Recursos extras | Compatibilidade | Custos |
|---|---|---|---|---|---|
| WPS Office | Fácil | Máxima | OCR, armazenamento em nuvem, exportação em diferentes formatos, integração entre dispositivos, geração de links para compartilhamento, muitas funções de edição. | Android, iOS, Windows, Linux, macOS. | Gratuito |
| Adobe Scan | Médio | Média | OCR, integração entre dispositivos. | Android, iOS. | R$60 por mês |
| Google Drive | Médio | Média | Armazenamento em nuvem. | Android, iOS. | Gratuito |
| CamScanner | Fácil | Boa | Compartilhamento por links, OCR, junção de páginas fácil. | Android, iOS, Windows, macOS. | R$79,90 por ano |
| Genius Scan | Fácil | Boa | Junção de páginas fácil, reconhecimento automático de bordas. | Android, iOS. | R$250 por ano |
Por ser gratuito nas principais funções e apresentar a melhor qualidade na digitalização, o WPS Office foi o aplicativo que mais se destacou em todos os meus testes. Por isso, ele é a principal recomendação para os leitores.
Muito além de digitalizar documentos
O WPS Office vai muito além da digitalização. Ele é um pacote completo de ferramentas para quem utiliza documentos no dia a dia, tendo ferramentas de criação e edição de PDFs, planilhas, apresentações em slides e documentos em texto. Além disso, ele tem uma poderosa integração com a inteligência artificial que permite que você corrija seus textos, crie slides automaticamente e faça edições inteligentes nos PDFs.
Todas as funções essenciais estão presentes na versão gratuita. Essa é uma grande vantagem, já que a maioria dos pacotes de ferramentas funcionam mediante assinatura atualmente. As funções Premium do WPS também se destacam, já que facilitam muito a rotina.
Ele tem uma interface muito simples, pois se baseia nos pacotes de ferramentas para documentos que todos estão acostumados a utilizar. Uma vantagem é que todas as ferramentas, como planilhas, textos e PDFs, estão no mesmo programa ou aplicativo, o que faz com que você consiga operar com várias funcionalidades sem precisar abrir muitas janelas e aturar a desorganização.
Perguntas Frequentes
Qual é o melhor app para digitalizar documentos de graça?
O WPS Office se destaca na digitalização de documentos. Ele apresenta a melhor qualidade e traz muitas funções de edição.
O WPS Office permite salvar documentos escaneados em PDF?
Sim. O WPS faz conversões precisas e automáticas de todos os documentos digitalizados e ainda gera links para compartilhamento.
Preciso de internet para usar o recurso de scanner do WPS Office?
Não. As funções do WPS Office funcionam totalmente offline e a internet só é necessária para o compartilhamento dos arquivos ou o salvamento em nuvem.
O Google Drive é suficiente para digitalizações profissionais?
Como o foco do Google Drive não está na digitalização de documentos, ele é funcional apenas para escaneamento simples. Caso o usuário precise de mais qualidade e recursos de edição, a recomendação é o WPS Office.
Resumo
Aqui, você acompanhou a minha experiência com 5 aplicativos de digitalização de documentos. Eles se diferenciam em funções adicionais que facilitam a rotina e, principalmente, nos preços. Por isso, o grande destaque ficou com o WPS Office, que já na versão gratuita apresenta todas as funções essenciais para digitalizar os documentos com máxima qualidade e muita facilidade no uso.
Se você deseja testar na prática e ver como o WPS pode te ajudar, é possível fazer o download gratuito agora mesmo.
