Houve momentos em que iniciei um projeto com um cliente, assegurando que nossas discussões e o trabalho permaneceriam confidenciais. No entanto, muitas vezes me perguntei sobre a segurança dos próprios documentos, especialmente durante a transferência. Com tantos casos crescentes de violação de confiança, é crucial considerar como manter as informações sensíveis seguras.
Se você tem documentos que deseja manter em segredo entre você e seu cliente, e não quer que eles caiam em mãos erradas, estou aqui para compartilhar algumas estratégias eficazes. Neste artigo, vou guiá-lo pelas melhores práticas de como compartilhar documentos com segurança, garantindo que eles cheguem apenas ao destinatário pretendido.
Use o WPS Office
O primeiro da lista é um aplicativo de suíte de escritório gratuito: WPS Office, que permite compartilhar seu trabalho com outras pessoas de maneira segura e controlada. Para alguém que frequentemente compartilha trabalhos com clientes por meio de documentos, alguns preferem o acesso online enquanto outros gostam de receber arquivos para revisar offline mais tarde. Escolhi o WPS Office como minha solução preferida. O WPS Office oferece controles que permitem restringir quem pode editar, visualizar ou compartilhar seus arquivos, garantindo a segurança do seu conteúdo para que seu trabalho, ideias ou pesquisa possam ser compartilhados com confiança.
Quanto à maneira controlada, ao usar o WPS Office, eu tinha a flexibilidade de definir acesso restrito ao compartilhar meus arquivos e também atribuir diferentes senhas para quem pode visualizar ou modificar o conteúdo do documento. Além disso, não há limitações para você — quer queira compartilhar um documento online ou offline, o WPS Office oferece soluções que atendem às suas necessidades de maneira segura e fácil de usar.
Sei que você tem procurado um processador de texto que permita compartilhar seus documentos com segurança, então por que perder a melhor oferta, especialmente quando é gratuito? Vamos em frente e dar uma olhada nos controles do WPS Office que permitem enviar arquivos com segurança e privacidade.
Restringir Edição no Arquivo
Restringir a edição é um ótimo recurso para controlar o nível de acesso que você deseja ter sobre seus documentos quando compartilhados offline por meio do WPS Office. Esses controles podem variar de acordo com suas necessidades. Por exemplo, se você estiver trabalhando em um artigo de pesquisa e não quiser que seus colegas façam alterações nas seções de Título 3, pode configurar isso facilmente através do recurso "Restringir Edição" no WPS Office.
Vamos passar por como acessar a ferramenta Restringir Edição no WPS Office para compartilhar seus documentos com segurança:
Passo 1: Abra o documento que deseja compartilhar usando o WPS Office.
Passo 2: No WPS Writer, vá até a guia "Revisão" e clique no botão "Restringir Edição" localizado na faixa de opções de Revisão.
Neste ponto, você verá o painel de Restringir Edição aberto no lado direito da interface do WPS Writer. Aqui, você terá duas opções principais para escolher:
Limitar Controle: Esta opção permite restringir que outros façam alterações em estilos específicos. Por exemplo, você pode impedir que outros modifiquem o estilo de Título 3 no seu documento.
Configurar Proteção: Esta opção oferece maneiras adicionais de proteger seu documento contra edições desnecessárias. Você pode escolher:
Tornar o documento somente leitura, impedindo quaisquer alterações.
Habilitar o controle de alterações para que você possa aceitar ou rejeitar alterações feitas por outros.
Permitir que outros comentem no documento sem modificar o conteúdo real.
Deixar que outros preencham formulários sem alterar o formato ou conteúdo.
Passo 3: Selecione a opção que melhor se adapta às suas necessidades de segurança do documento antes de compartilhá-lo.
Nota: Se você escolher uma opção de proteção, precisará configurar uma senha para habilitar a proteção.
Depois de habilitar o modo de Edição Restrita, você poderá compartilhar seu documento com segurança, sabendo que seu conteúdo está protegido.
Criptografar o Arquivo
O WPS Office também permite que você criptografe seus documentos antes de compartilhá-los com outras pessoas. Isso restringe o acesso não autorizado, já que será necessário uma senha para visualizar o seu documento. Com opções avançadas de criptografia, o WPS Office garante a segurança do seu documento ao ser compartilhado com outras pessoas. Veja como você pode criptografar facilmente seus documentos usando o WPS Office:
Passo 1: Abra o documento no WPS Office e clique no botão "Menu" no canto superior esquerdo da interface do WPS Writer.
Passo 2: Na lista de opções, selecione "Criptografia de Documento" e depois clique em "Criptografia" no menu suspenso.
Passo 3: A janela de criptografia será aberta. Aqui, você pode definir uma senha para visualizar o documento e uma senha separada para modificá-lo, dando-lhe mais controle e flexibilidade.
Passo 4: Para mais opções avançadas de criptografia, role para a direita e clique no botão "Avançado".
Passo 5: Escolha o tipo de criptografia que deseja para o seu documento e clique em "OK".
Passo 6: O WPS Office também oferece algumas opções de privacidade, como ocultar sua identidade.
Passo 7: Depois de confirmar a criptografia do seu documento, clique em "OK".
Seu documento foi criptografado com a ajuda do WPS Office. Se você configurou a criptografia avançada, isso torna difícil para entidades não autorizadas decifrar os dados criptografados, ajudando a proteger informações sensíveis ao compartilhar documentos offline.
Compartilhar documentos online
Assim como outros processadores de texto online, o WPS Office também oferece a opção de compartilhar seus documentos online, mas com recursos adicionais como datas de expiração e a capacidade de desativar downloads. Esses recursos lhe dão mais controle sobre seus documentos quando você os compartilha com outras pessoas. Veja como você pode compartilhar seus documentos online usando o WPS Office:
Passo 1: Abra o documento que deseja compartilhar e clique no botão "Compartilhar" no canto superior direito.
Passo 2: O WPS Office oferece uma variedade de opções de compartilhamento, mas por enquanto, vamos nos concentrar na opção "Compartilhar como Link", através da qual você pode compartilhar seus documentos online.
Passo 3: No campo "Qualquer pessoa com o link", controle o acesso aos seus documentos. Se quiser permitir que outros editem o documento, selecione "Editar" no menu suspenso ou altere para "Visualizar" para restringi-lo apenas à visualização.
Passo 4: Você também pode desativar downloads usando a chave seletora para impedir o download de seus documentos.
Passo 5: Defina um limite de tempo! Definir uma data de expiração para o seu link permite que você controle por quanto tempo o documento será compartilhado, o que pode ser útil em determinadas situações.
O que mais gostei no WPS Office é que, mesmo se eu definir uma data de expiração, posso sempre optar por parar de compartilhar o link. Essa opção me permite cortar o acesso ao meu documento sempre que eu quiser.
E a melhor parte é que, uma vez que você interrompe o link, ele se torna inválido. Quando você quiser compartilhar o documento novamente, um novo link é gerado. Isso é realmente útil em comparação com outras ferramentas, onde o link permanece o mesmo, o que significa que se você permitir o acesso novamente mais tarde, não precisa criar um novo documento apenas para obter um novo link—você pode gerar instantaneamente um link novo para compartilhar com um novo grupo.
Usar o Google Docs
Outra ótima opção para compartilhar documentos online é o Google Docs, uma ferramenta gratuita baseada na web que permite que você trabalhe em seus documentos de qualquer lugar. Com armazenamento em nuvem integrado, colaboração perfeita e coedição em tempo real, o Google Docs torna extremamente fácil compartilhar seus arquivos. Além disso, oferece diversos recursos de controle de acesso para garantir que você gerencie quem pode visualizar ou editar seus documentos.
Limitar o Acesso
Ao compartilhar seus arquivos online, controlar quem tem acesso é frequentemente uma grande preocupação. Normalmente, quando compartilho um link para meu trabalho, há o risco de que esse link seja encaminhado, deixando-me sem controle. O Google Docs resolve esse problema permitindo que você conceda acesso apenas a endereços de e-mail específicos ou a uma lista de e-mails. Dessa forma, apenas as pessoas que você escolheu poderão visualizar o seu documento, garantindo que outras pessoas não possam acessá-lo, mesmo que tenham o link.
Aqui está como você pode compartilhar um documento com indivíduos específicos usando o Google Docs:
Passo 1: No Google Docs, clique no botão "Compartilhar" localizado no canto superior direito da tela.
Passo 2: A caixa de diálogo de compartilhamento será aberta. Digite o endereço de e-mail da pessoa com quem deseja compartilhar o documento no campo de texto.
Passo 3: Agora você pode selecionar o nível de acesso que deseja fornecer a esse e-mail ou lista de e-mails. Clique no menu suspenso e escolha entre Visualizador, Editor ou Comentarista.
Passo 4: Você também pode adicionar uma mensagem para dar instruções ou fornecer detalhes sobre o documento.
Passo 5: Depois de definir o acesso, clique no ícone "Link" para copiar e compartilhar o link, ou clique no botão "Enviar" para compartilhar o documento diretamente.
Impedir Impressão, Edição e Copiar e Colar (3 Níveis de Acesso)
Compartilhar com o Google Docs permite definir certas limitações sobre como os outros podem acessar seus arquivos. Vamos ver como você pode ajustar esses níveis de acesso antes de compartilhar seus documentos:
Passo 1: Clique no botão "Compartilhar" localizado no canto superior direito da tela para acessar as opções de compartilhamento do Google Docs.
Passo 2: Na seção "Acesso Geral", clique no menu suspenso para escolher entre duas opções:
Acesso Restrito: Isso dá a você controle total do documento, e compartilhar o link com outros não lhes concederá nenhum acesso.
Qualquer pessoa com o Link: Com essa opção, você pode escolher o nível de acesso que gostaria de fornecer a outras pessoas.
Passo 3: Se você selecionar "Qualquer pessoa com o Link", clique no menu suspenso para escolher o nível de acesso que deseja fornecer:
Visualizador: Outros só podem visualizar o conteúdo do documento.
Editor: Isso concede total autoridade a quem tiver o link para fazer alterações no documento.
Comentarista: Isso permite que outros deixem comentários no seu documento, o que é útil ao receber feedback, por exemplo, sobre um trabalho de pesquisa.
Passo 4: Após definir o nível de acesso, clique no ícone "Configurações" para impor controles adicionais.
Passo 5: Nas configurações do Google Docs, você tem duas opções adicionais para escolher:
Opção 1: Isso permite que outras pessoas com acesso de "Editor" gerenciem permissões de compartilhamento.
Opção 2: Esta opção permite que aqueles com acesso de "Visualizador" ou "Comentarista" baixem, imprimam ou copiem o documento.
Passo 6: Depois de decidir o nível de acesso, basta clicar em "Copiar Link" para compartilhar o link com outros ou clicar em "Concluído" para fechar a caixa de diálogo de compartilhamento.
Adicionar uma Data de Expiração
Ao compartilhar arquivos com e-mails específicos, você também pode definir uma data de expiração para limitar o período em que seu Google Doc pode ser acessado. Esse recurso pode ser muito útil, mas atualmente o Google Docs só o oferece para contas de trabalho ou escola elegíveis. Portanto, se você tiver uma conta de trabalho ou escola, pode definir uma data de expiração seguindo estes passos:
Passo 1: Na caixa de diálogo de compartilhamento, insira o endereço de e-mail da pessoa com quem deseja compartilhar o documento.
Passo 2: Agora basta clicar no menu suspenso e selecionar a opção "Adicionar expiração".
Passo 3: Você verá uma data e hora exibidas abaixo do campo de e-mail. Altere a data e a hora de acordo com o período pelo qual deseja conceder acesso.
Passo 4: Agora basta clicar em "Enviar" para compartilhar o documento via e-mail ou clicar em "Copiar link" para compartilhar o arquivo via link.
Google Docs tem sido meu processador de texto preferido para compartilhar arquivos com outras pessoas. No entanto, embora ofereça a conveniência de acessar meus documentos em qualquer lugar, possui algumas limitações, como a falta de criptografia e certos recursos, como datas de expiração, que estão disponíveis apenas para tipos específicos de contas.
Use Software DRM para Melhorar a Segurança
O Google Docs tem preocupações com a segurança porque não oferece uma solução completa para compartilhar documentos; eles podem ser facilmente encaminhados para destinatários indesejados. Uma maneira mais segura de compartilhar seus documentos é usando software DRM, como o Locklizard Safeguard. O Safeguard é uma solução de gerenciamento de direitos digitais (DRM) que utiliza criptografia, controles de documentos e um aplicativo visualizador seguro para impedir todas as formas de compartilhamento não autorizado. A razão pela qual acho útil o software Locklizard Safeguard são seus recursos de segurança avançados que permitem um compartilhamento de documentos mais seguro.
Use o Locklizard Safeguard para proteger
O primeiro método do Locklizard Safeguard para fornecer acesso a outros envolve armazenar e carregar um arquivo no sistema do Locklizard Safeguard. Uma vez que seu documento esteja armazenado, ele pode ser compartilhado com outros. Veja como funciona:
Seu arquivo PDF protegido é armazenado no seu disco e um registro correspondente é criado no Sistema de Administração.
Para cada pessoa que precisar de acesso ao seu PDF protegido, você criará uma conta de usuário.
Um link para o Visualizador, junto com seu arquivo de licença, será enviado automaticamente por e-mail ao usuário.
Depois que o Visualizador for instalado e o arquivo de licença for ativado (basta clicar nele), ele será bloqueado para aquele dispositivo específico e não poderá ser ativado em outro lugar, a menos que você conceda permissão.
Você tem controle total sobre quais documentos protegidos cada usuário pode acessar por meio do Sistema de Administração.
Você pode, então, compartilhar seus documentos protegidos por DRM usando o Google Docs.
Passo 1: Abra seu documento no Google Docs e clique no menu "Arquivo" no canto superior esquerdo.
Passo 2: Em seguida, clique na opção "Baixar" e selecione "Documento PDF (.pdf)" para baixar o Google Doc como um PDF.
Passo 3: Localize o PDF baixado, clique com o botão direito sobre ele e escolha "Fazer PDF Seguro" nas opções.
Passo 4: Em seguida, selecione os controles de DRM que você deseja aplicar usando o Safeguard Writer.
Nota: Se você quiser proteção extra, pode adicionar uma marca d'água dinâmica que exibe o nome do usuário—isso desencoraja as pessoas a tirarem fotos da tela com outro dispositivo.
Passo 5: Clique em "Publicar" para salvar o PDF protegido no seu computador. Isso irá criptografar o arquivo e automaticamente criar um registro no Sistema de Administração.
Passo 6: Crie uma conta de usuário para cada pessoa que você deseja visualizar o PDF protegido. Simplesmente vá para a guia "Clientes" no sistema de administração e clique em "Adicionar".
Passo 7: Conceda acesso ao seu cliente selecionando o documento no sistema de administração e atribuindo as permissões que você deseja que ele tenha.
Passo 8: Para compartilhar o PDF, faça o upload dele no Google Drive e clique no ícone de compartilhamento.
Visualizar Documentos Protegidos pelo Locklizard no Navegador
A versão desktop do Locklizard Safeguard é segura, mas um processo demorado, e seu propósito é proteger documentos altamente sensíveis. No entanto, se você quiser compartilhar seus documentos com menos segurança, mas com mais controle do que o Google Docs, o Locklizard também oferece uma solução baseada na web. Veja como funciona:
Passo 1: Para ativar o visualizador da web do Locklizard Safeguard após proteger seu documento, basta selecionar “Proteger para WEB…” na janela de “Status de Proteção”.
Passo 2: Alternativamente, inicie o aplicativo de publicação na web, selecione os documentos que você deseja carregar no visualizador baseado na nuvem e clique em “Publicar Todos”.
Passo 3: Para conceder acesso ao visualizador da web a um cliente, selecione as setas de mais detalhes ao lado do nome dele na guia Clientes do seu portal de administração.
Passo 4: Em seguida, marque "Habilitado" em "Visualizador Web" e envie as informações de login para ele.
Converter para PDF com Restrições
Outra maneira de compartilhar documentos com segurança é convertê-los em PDFs. Os PDFs são geralmente considerados mais seguros do que documentos do Word, com um recurso chave sendo a proteção por senha, que ajuda a prevenir acessos não autorizados.
Minha escolha preferida para essa tarefa é o WPS Office, pois facilita a conversão de documentos Word em PDFs. Além disso, oferece um editor de PDF poderoso, dando a você mais controle sobre seus arquivos. Vamos dar uma olhada nas capacidades de PDF do WPS Office e como ele pode ajudar você a compartilhar documentos com segurança.
Exportar como PDF
Você pode exportar seu arquivo em formato PDF, o que é uma maneira fantástica de compartilhar seus documentos, pois reduz significativamente as chances de edições não autorizadas. No entanto, a segurança ainda pode ser uma preocupação. O WPS Office oferece tranquilidade, fornecendo recursos de segurança abrangentes que vão além do simples compartilhamento. Veja como você pode facilmente exportar seu documento como um PDF:
Passo 1: Primeiro, abra o documento Word usando o WPS Office.
Passo 2: Agora, clique no botão "Menu", que você encontrará no canto superior esquerdo da interface do WPS Writer, e selecione a opção "Exportar para PDF" no menu.
Passo 3: A caixa de diálogo "Exportar para PDF" será aberta, onde você pode ajustar configurações, como o caminho do arquivo e o intervalo de páginas, antes de seguir em frente.
Passo 4: Depois de configurar as configurações necessárias, clique em "Exportar" para finalizar o processo de conversão.
Depois que o documento for convertido em PDF, você poderá compartilhá-lo com segurança aprimorada. No entanto, se quiser melhorar ainda mais a segurança do seu documento, recomendo o uso do WPS PDF, que permite criptografar seu PDF e configurar uma senha para restringir o acesso, proporcionando uma proteção ainda melhor para o seu documento.
Aplicar Proteção por Senha
Você pode usar o recurso de proteção por senha no WPS PDF para, essencialmente, colocar um "cadeado" no seu PDF, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam acessá-lo. Essa ferramenta poderosa permite que você defina diferentes níveis de segurança. Você pode criar uma senha para visualizar o documento e uma senha separada para edição.
Passo 1: Abra o documento PDF que você acabou de converter usando o WPS PDF.
Passo 2: No WPS PDF, vá para a guia "Proteger" e selecione "Criptografar" na faixa de opções de Proteção.
Passo 3: Na janela Criptografar, você encontrará duas opções para configurar uma senha:
Definir a senha de abertura: Isso protege seu documento PDF contra acessos não autorizados. Quem você compartilhar o PDF precisará da senha para visualizar seu conteúdo.
Definir uma senha para edição e extração: Isso restringe o acesso a recursos como impressão ou cópia. Ao definir uma senha, você pode evitar que seu conteúdo seja distribuído além do necessário.
Passo 4: Depois de definir sua senha, clique no botão "Confirmar" para aplicar a criptografia.
Nota: Certifique-se de guardar a senha em um lugar seguro e fazer cópias dela, porque, uma vez definida a senha, ela não pode ser recuperada, já que o WPS Office não armazena senhas para maior segurança.
Passo 5: Agora, simplesmente feche e tente abrir o PDF novamente, e você verá que será necessária uma senha para acessar o documento.
Por meio desse método, você também pode limitar recursos específicos, como impedir que alguém imprima ou copie o conteúdo. Isso dá a você controle total sobre como seu documento é compartilhado e usado, proporcionando tranquilidade total.
Usar Marcas d'Água
Adicionar uma marca d'água ao seu PDF para segurança no WPS Office leva a proteção de documentos a um nível totalmente novo. Enquanto a proteção por senha garante que ninguém possa copiar ou imprimir seu PDF, adicionar uma marca d'água adiciona outra camada de defesa. Marcas d'água servem como um impedimento visível, desencorajando qualquer pessoa de tirar capturas de tela ou fotos do seu conteúdo.
Passo 1: Abra seu PDF no WPS PDF e vá até a guia "Editar".
Passo 2: Agora, basta clicar no botão "Marca d'Água" na faixa de opções de Edição para ver as opções de marca d'água disponíveis.
Passo 3: Escolha entre as opções de marca d'água predefinidas disponíveis para adicionar diretamente uma marca d'água ao seu PDF.
Passo 4: O WPS PDF também oferece a opção de adicionar uma marca d'água personalizada. Basta clicar em "Adicionar" para criar uma marca d'água personalizada para o seu PDF.
Passo 5: Na janela Inserir Marca d'Água, crie sua marca d'água personalizada ajustando estilos de fonte, cor, opacidade e outras configurações.
Passo 6: Depois de criar sua marca d'água, clique em "OK" para inserir a marca d'água no seu PDF.
Com uma marca d'água, você pode reivindicar a propriedade e manter o controle sobre seu documento, mesmo em casos onde alguém possa tentar burlar outras medidas de segurança. Esse passo extra garante que seu conteúdo permaneça seguro e indiscutivelmente seu.
FAQs
1. Os Documentos do Google são privados?
Os Documentos do Google podem permanecer privados de outros usuários, desde que você não os compartilhe e use uma segurança forte na sua conta. No entanto, como eles não têm criptografia de ponta a ponta, o Google mantém a capacidade de acessar seus documentos e pode divulgá-los às autoridades policiais, se necessário. Além disso, o Google coleta dados para melhorar o serviço e realizar análises, o que pode afetar sua privacidade.
2. Posso usar VPNs para proteger meus dados?
Sim, o uso de VPNs é uma maneira eficaz de proteger seus dados. Com o aumento do trabalho remoto, é vital proteger informações sensíveis de redes públicas inseguras. Ao exigir que os funcionários acessem arquivos da organização através de uma VPN, você pode proteger os dados de possíveis ameaças. Essa abordagem oferece uma camada extra de criptografia, aumentando a privacidade e garantindo um ambiente de trabalho seguro.
3. Como converto Documentos em PDFs?
Você pode facilmente converter seus documentos em PDFs usando o recurso "Exportar para PDF" do WPS Office. Basta seguir estes passos:
Passo 1: Abra o documento do Word usando o WPS Office.
Passo 2: Clique no botão "Menu" no canto superior esquerdo da interface do WPS Writer e, em seguida, selecione a opção "Exportar para PDF" no menu.
Passo 3: A caixa de diálogo "Exportar para PDF" será aberta, permitindo ajustar configurações como o caminho do arquivo e a faixa de páginas.
Passo 4: Após configurar as configurações necessárias, clique em "Exportar" para concluir o processo de conversão.
Segurança de Documentos Incomparável com o WPS Office
Quando se trata de aprender a compartilhar documentos com segurança, rapidamente se torna uma questão de importância crítica. Mesmo com vários métodos à sua disposição, muitas vezes parece que você está apenas arranhando a superfície do que é possível para realmente proteger seus arquivos. É aí que o WPS Office entra em cena, oferecendo um plano de segurança totalmente intransigente.
Com recursos integrados como criptografia de documentos, proteção por senha e opções de segurança tanto offline quanto online — tudo de graça — o WPS Office vai além. Nenhuma outra suíte de escritório oferece esse nível de segurança abrangente sem custos adicionais, dando a você todos os motivos para escolher o WPS Office para suas necessidades de segurança de documentos.
