Saber fazer uma ordem de serviço é essencial para todas as empresas que costumam contratar trabalhadores ou outras empresas terceirizadas e também para todos os autônomos que prestam serviços a outras empresas.
Afinal, é este documento que guiará tudo o que será feito, servindo como um combinado entre as duas partes. A OS varia muito em especificidades de acordo com o ramo de atuação, mas segue uma estrutura básica.
Então, preparei este texto abrangendo o maior número de situações possíveis e ensinando a fazer uma ordem de serviço eficiente e completa. Falarei sobre os elementos essenciais que toda OS deve ter, apresentarei alguns modelos abrangentes para preencher de graça e também mostrarei o melhor programa para criar e editar ordens de serviço na atualidade.
É o WPS Office. O software funciona como um office gratuito, e tem ferramentas muito úteis para qualquer ordem de serviço: Word e Excel de graça. Ele tem integração com IA, o que permite ajustar todas as informações adequadamente, e também vem com vários modelos profissionais gratuitos que facilitam a formatação.
Elementos essenciais da ordem de serviço
Para que não haja nenhum problema de comunicação entre os prestadores de serviço e os contratantes, a OS deve ser o mais detalhada possível. Aqui, listarei apenas os elementos essenciais do documento, mas obviamente você pode ir além e criar uma ordem de serviço ainda mais completa. Quanto mais, melhor.
Número da ordem de serviço
Dados de quem está prestando o serviço e de quem está contratando
Descrição detalhada do serviço realizado, se possível com divisão por etapas
Cronograma da prestação de serviços
Descrição detalhada dos equipamentos utilizados para a prestação do serviço
Valores especificados por mão de obra, equipamentos e o que mais for gasto durante o serviço
Descrição da equipe responsável pela realização do serviço
Data em que a OS foi emitida
Com todos esses detalhes, a ordem de serviço será eficiente para todas as partes envolvidas: todo mundo saberá exatamente o que precisa ser feito, quando isso deverá ser realizado e qual será o gasto específico de cada etapa do trabalho. Ou seja, o planejamento da empresa e dos prestadores será muito mais fácil.
Como é um documento muito específico, não é recomendado usar um modelo de ordem de serviço para Word, mas sim criar a sua própria.
É possível fazer ordens de serviço online grátis?
Sim, é possível fazer ordens de serviço no Word online e grátis. Existem várias plataformas que oferecem modelos gratuitos, mas eles acabam não servindo de muita coisa além de uma apresentação dos elementos essenciais que listamos acima.
Isso porque cada OS tem especificidades muito grandes e não podem simplesmente serem copiadas de um molde padronizado.
É importante tomar cuidado com ferramentas para fazer ordens de serviço online. É difícil saber em quais sites podemos confiar, e a OS normalmente tem dados confidenciais e cruciais para as empresas. Então, aposte apenas em plataformas conhecidas.
Aí é que entra minha principal recomendação para fazer ordens de serviço: é o WPS Office. Ele tem Word e Excel grátis, ou seja, você poderá fazer a OS tanto em formato de texto, quanto em formato de planilhas. Além disso, a empresa é confiável ao extremo, pois já opera há mais de 30 anos no segmento de documentos digitais.
A solução é totalmente gratuita e traz uma série de funcionalidades interessantes, como a integração com a inteligência artificial e a possibilidade de utilizar modelos prontos e profissionais de documentos. A seguir, ensinarei a utilizar o WPS Office para fazer a sua OS.
Como fazer uma ordem de serviço no Word com o WPS Office
Primeiramente, eu ensinarei a editar um modelo de ordem de serviço baixado da internet. Como o WPS tem a tecnologia de IA que permite editar até PDF, você pode escolher o modelo que quiser e editá-lo no programa. Então, siga esses passos:
Passo 1: Encontre o modelo de ordem de serviço que mais se encaixa com as suas necessidades. Você pode baixá-lo ou copiar e colar
Passo 2: Baixe e instale o WPS Office. Para isso, entre no site oficial da empresa, clique em Baixar Grátis, e depois abra o arquivo baixado e clique em Instalar. Esta é a página de download: https://br.wps.com/.
Passo 3: Se você tem a ordem de serviço em PDF, clique em PDF e depois em Abrir. Então, selecione o arquivo em seu computador
Passo 4: Então, é só clicar em Editar Conteúdo no menu superior e editar o seu documento normalmente, como se fosse um arquivo de texto
Passo 5: Se a ordem de serviço simples para imprimir estiver em formato de texto, como Word, clique em Docs e depois em Abrir. Então, selecione o arquivo
Passo 6: Você verá a interface simples de edição de texto, então é só preencher normalmente os dados do documento
Você também pode criar uma ordem de serviço no Word editável gratuito do WPS Office:
Passo 1: Clique em Docs e depois em Em Branco
Passo 2: Para fazer uma Ordem de serviço no formato mais adequado, clique em Inserir e então em Caixa de Texto
Passo 3: Depois, você pode desenhar livremente as caixas de texto para adequar as informações da sua OS
Passo 4: Então, é só digitar os campos necessários dentro das caixas
Passo 5: Você ainda pode inserir a logo de sua empresa onde desejar. Para isso, clique em Inserir, depois em Imagem e selecione a logo em seu computador
O WPS Office também permite assinar digitalmente a ordem de serviço. Assim, você não precisa imprimir e preencher a assinatura à mão, facilitando o procedimento:
Passo 1: Abra a ordem de serviço em PDF
Passo 2: No menu superior, clique em Assinatura de PDF
Passo 3: Depois, vá em Nova Assinatura. Você só precisa fazer isso uma vez, pois sua assinatura ficará salva no programa, tanto no computador, como no celular, caso você utilize o WPS em mais de um dispositivo
Passo 4: Então, é só clicar na sua assinatura e arrastá-la para o campo adequado dentro do documento
O WPS Office também conta com modelos prontos e gratuitos. Para utilizá-los, cliquem em Docs e então em Criar A Partir do Modelo.
Isso dará acesso à biblioteca de modelos do WPS. Então, é só escolher o que mais se encaixa com as suas necessidades e clicar nele.
WPS Office: O melhor pacote para fazer ordens de serviço
Com tantas funcionalidades úteis para fazer ordem de serviço no Word, ficou fácil entender porque eu escolhi apresentar o WPS Office neste texto. Ele tem várias outras funções interessantes que ficaram de fora dos guias do tópico anterior:
Você pode utilizar o WPS no celular ou no computador
Ele tem vários modelos de documentos que vão além das ordens de serviço, constituindo ferramentas essenciais para empresas que trabalham com vários tipos de documentos
A OS pode ser feita em diferentes formatos, pois o WPS trabalha com textos, planilhas, slides, PDFs e imagens. Tudo isso de graça e no mesmo programa, sem ter que instalar várias ferramentas
É gratuito, ao contrário do pacote Office da Microsoft que exige uma assinatura de 36 reais por mês
Tem integração com inteligência artificial. Assim, você pode revisar seus documentos com mais facilidade ou até criar arquivos do zero dando algumas ordens à IA do software
Você pode enviar a ordem de serviço online para outras pessoas. Elas poderão editá-las em tempo real junto com você sem nem mesmo baixar o programa.
Perguntas Frequentes
O que é uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é o documento que serve como base para qualquer serviço a ser prestado. Ela apresenta detalhes do que será feito, com valores específicos para mão de obra e equipamentos, mostra os responsáveis pelo trabalho e tudo o que é necessário para realizá-lo, assim como um cronograma de atividades.
Por que fazer uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é fundamental para evitar falhas de comunicação durante a prestação de um serviço. Como ela especifica ao máximo tudo o que deve ser realizado, uma OS bem feita não deixa nenhuma dúvida e mantém tudo em ordem, facilitando o planejamento tanto do contratante, como do prestador.
Como assinar a ordem de serviço pelo computador ou celular sem precisar imprimir?
Para assinar a ordem de serviço pelo computador ou celular, você deve baixar o WPS Office. Depois, abra a ordem de serviço em PDF e clique em Assinatura de PDF. Você pode, então, criar uma assinatura e depois só arrastá-la para o campo do documento em que deve assinar.
Resumo
Saber fazer uma ordem de serviço é fundamental para o mercado de trabalho atual. Para ajudar quem precisa disso, mas ainda não sabia como fazer, eu preparei este texto apresentando tudo o que deve estar presente no documento, com um passo a passo detalhado de como utilizar modelos ou fazer uma ordem de serviço no Word do zero.
Para gerar ainda mais economia, eu mostrei como fazer tudo isso pelo WPS Office, que é um pacote gratuito de ferramentas para operar documentos.
Ele é muito fácil de usar e funciona nos PCs e nos celulares, o que também facilita bastante a vida. Você pode experimentar o software agora mesmo fazendo o download grátis e vendo na prática como ele pode ajudar bastante em seu trabalho.
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