Uma pauta de reunião é algo fundamental para reuniões, ainda mais quando estamos falando de negócios. Não apenas isso, mas não ter uma pode ser afetar e muito o nosso trabalho, o que descobri da pior maneira, como você vai ver.
Entretanto, outro problema é que isso pode ser um tanto quanto trabalhoso, ainda mais na correria do dia a dia. Em contrapartida, isso pode ser facilitado, e muito, ao usar uma pauta de reunião pronta no Word, ainda mais com um modelo pronto.
Por isso, vou mostrar aqui como tudo isso pode ser bem mais simples e rápido, assim como uma ferramenta ideal para isso. Então, me acompanhe para descobrir como criar sua pauta de reunião de uma forma bem descomplicada.
Parte 1 Pauta de reunião: assistente mais eficaz do trabalho
Uma pauta de reunião é algo muito importante, que pude descobrir isso da pior maneira possível, acredite. Isso porque, em uma reunião importante, foi uma bagunça, um caos, sem uma pauta de reunião para ter tudo organizado.
Foi algo que me custou caro, não só uma simples repreenda, mas também a perda de meu bônus, já que atrasou o projeto, gerando custos. Entretanto, fazer uma pauta de reunião simples ainda pode ser algo demorado, ainda mais quando estamos fazendo uma do zero.
Apesar disso, existe uma alternativa muito mais fácil, e rápida, para esse problema. Isso porque, é muito menos trabalhoso quando se usa um modelo de pauta de reunião pronta, sendo que não foi preciso nem fazer um, acredite.
Existem vários modelos disponíveis hoje, inclusive modelos profissionais, até mesmo gratuitos para a gente usar. Não apenas isso, mas tem uma ferramenta que é feita pensando nisso, em que você pode não só encontrar modelos, mas usar e editar facilmente. Algo que vou mostrar para você agora.
Parte 2 Como elaborar uma pauta de reunião no WPS com modelos?
Criar uma pauta de reunião pronta é uma maneira eficaz de garantir a produtividade de uma reunião. Isso porque, uma pauta de reunião ajuda a manter o foco e a organização, prioriza os tópicos mais importantes e registra as etapas a seguir.
Além de que, tem algumas coisas que você deve se atentar para fazer uma pauta de reunião pronta profissional, garantindo sua efetividade. Por isso, a pauta deve incluir as seguintes informações:
Data e horário da reunião.
Lista de participantes.
Os objetivos da reunião.
Tópicos, ou perguntas, que vão ser discutidos.
Anotações, documentação ou sugestões das reuniões anteriores.
Tarefas, ou anotações, de preparação para cada participante.
Agora que você sabe disso, vamos ver como a pauta de reunião pronta no Word pode ser simples e rápida com o WPS Office. Acredite, nele, você pode fazer isso em poucos passos:
Passo 1. Baixando o WPS Office
Baixe o instalador do WPS Office no seu site, https://br.wps.com/, clicando em “Download”, no canto superior direito, ou em “Baixar Grátis”.
Passo 2. Instalando o WPS Office
Terminando o download, abra o instalador e, depois de ler e confirmar o Contrato de Licença e a Política de Privacidade, clique em Instalar.
Passo 3. Abrindo o Editor de Textos do Word
Com o fim da instalação, abra o WPS Office e, do lado direito, clique em Docs.
Passo 4. Modelos do Word
Agora, clique em “Criar a partir de modelo”, na parte de cima da tela.
Passo 5. Escolhendo o Modelo
Na janela que abriu, digite “meeting” na barra de busca para procurar o modelo. Depois de encontrar o melhor modelo para você, clique em “Download” e aguarde.
Além disso, caso você não encontre um modelo ideal, é só clicar em “See More Templates”. Aqui, você tem acesso a ainda mais modelos de uma lista de presença do Word, para eventos inclusive.
Passo 6. Trabalhando na sua lista de presença
Por fim, o modelo vai abrir automaticamente e você pode começar a fazer uma lista de presença profissional, apenas clicando onde você quer editar. Além disso, todos seus outros recursos estão disponíveis no menu superior, desde formatação do texto e página a inserção de elementos gráficos.
Como editar o seu modelo com o WPS Docs
Caso queira formatar a página, é só clicar em “Layout da Página”, no menu superior.
Agora, para formatar o texto, você encontra todas as suas opções na “Página Inicial”, a primeira opção na parte de cima.
Além disso, você pode editar sua tabela, até adicionar mais linhas, de uma maneira simples e prática, apenas clicando nos seis pontos do lado direito.
Agora, para inserir elementos gráficos, é só clicar em “Inserir”, permitindo que você insira formas, imagens, gráficos e até assinaturas.
Como verificar erros ortográficos com o corretor do WPS Office
Passo 1. Com a sua pauta aberta, clique em "Revisar”, na parte de cima.
Passo 2. Agora, clique em “AI Spell Check”, para que ele faça a verificação ortográfica.
Passo 3. No painel lateral, você pode ver todos os erros que foram encontrados, podendo escolher qual você quer corrigir ou não. Além disso, ao clicar em qualquer uma das palavras, você também encontra diferentes sugestões para cada palavra.
Não apenas isso, mas você pode simplesmente clicar em “Accept All” para o WPS Docs fazer todas as correções de uma só vez.
Compartilhando Online
Seja para divulgar, enviar ou apenas ter ajuda a preencher, o WPS Office tem um recurso que pode ajudar. Um recurso que permite você compartilhar seus documentos, inclusive seus modelos de bilhete de rifa no Word, via link.
Isso é algo bem fácil de fazer, da seguinte maneira:
Passo 1. Compartilhando seu documento
Com seu modelo aberto, clique em “Partilhar”, no canto superior direito.
Passo 2. Configurações de compartilhamento
Nessa tela, não se esqueça de configurar se a pessoa vai apenas visualizar ou editar o documento. O que você pode fazer na primeira opção da tela.
Passo 3. Link de compartilhamento
Agora, é só clicar em “Copiar Link” para você ter o link de compartilhamento, que você pode enviar para qualquer pessoa.
Em contrapartida, você pode compartilhar diretamente por e-mail, WhatsApp, Telegram ou QR Code, clicando em qualquer uma dessas opções na parte de baixo.
Parte 3 Benefícios de criar uma pauta de reunião no WPS Word
Muito mais do que um pacote Office gratuito para usar um exemplo de uma pauta de reunião, o WPS Office conta com muitos outros recursos. Uma ferramenta que, além das ferramentas comuns do Office, oferece uma série de recursos.
Interface simples, fácil e intuitiva
O WPS Office tem uma interface bem simples e intuitiva, similar ao Office da Microsoft. Além disso, o WPS Office tem todas as ferramentas em um único lugar, separando seus arquivos por abas, facilitando o trabalho com formatos diferentes.
Modelos Prontos
Para tornar tudo mais fácil, o WPS Office tem uma série de modelos prontos para você. São diversos modelos, profissionais, não apenas para suas pautas, mas também para seus textos, planilhas e até mesmo para suas apresentações.
Compartilhamento Online
Com o WPS Office, compartilhar arquivos é bem mais fácil e prático. Isso porque você pode compartilhar via link, até mesmo por WhatsApp, ou até mesmo upar o arquivo na nuvem, tendo até 1GB de espaço gratuitamente.
Compatibilidade
Uma ferramenta que está disponível em português. Além disso, sua disponibilidade também se encontra nos mais diferentes dispositivos, como Macs, mesmo versões mais antigas, e celulares, tanto Android quanto iOS.
Correção de Erros
O WPS Office pode corrigir erros ortográficos automaticamente, até mesmo em português. Além disso, ao usar o corretor manual, você pode encontrar outras sugestões para cada palavra.
Perguntas frequentes
Onde eu posso encontrar um exemplo profissional de ata de reunião grátis?
Existem várias opções na internet atualmente, até mesmo opções gratuitas com um exemplo de uma pauta de reunião para você baixar. Agora, se você quer encontrar modelos profissionais, inclusive gratuitos, de forma simples e fácil, você pode usar o WPS Office, onde você encontra vários exemplos.
Eu preciso de um editor de texto online para compartilhar uma pauta de reunião com outros funcionários?
Não, existem outras opções, como converter para PDF e enviá-lo, porém, eles não vão poder editá-lo. Por isso, você pode usar o WPS Office, que não só permite converter para PDF, como também permite que você compartilhe seus documentos.
Seus documentos, com o WPS Office, podem ser compartilhados de várias maneiras. Dentre elas, você pode compartilhar via link, e-mail, Messenger ou até mesmo via WhatsApp.
Eu preciso ter o Microsoft Office para editar um modelo de ata de reunião do Word?
Não necessariamente, existem várias alternativas ao pacote Office da Microsoft, sendo muitas delas gratuitas. Entretanto, nem toda alternativa é totalmente compatível com o Word, apresentando erros de formatação e recursos.
Para evitar esse problema, você pode usar o WPS Office, que é totalmente compatível com o Word. Além disso, nele é muito mais fácil de se trabalhar com modelos, enquanto seu pacote Office é completo e também gratuito.
Eu posso usar um modelo simples de pauta de reunião?
Sim, você pode, desde que ele tenha todas as informações necessárias para a sua reunião. Entretanto, fazer uma pauta de reunião pronta profissional é muito mais interessante, despertando muito mais a atenção e interesse dos envolvidos.
Além de que, é muito mais fácil fazer isso com um modelo profissional. O que não é nada complicado com o WPS Office, que disponibiliza diferentes modelos para seus documentos, até mesmo gratuitos. Não apenas isso, mas você pode ver como fazer isso, detalhadamente, aqui, nesse artigo mesmo.
Conclusão
Não só criar uma pauta de reunião pronta no Word pode ser bem fácil, como pode ser bem mais rápido usando um modelo para isso. Da mesma maneira, isso fica ainda mais simples ao usar de uma ferramenta certa para isso.
Essa ferramenta é o WPS Office, uma ferramenta ideal para trabalhar com modelos. Não apenas isso, mas ela também oferece um pacote Office completo e gratuito, sendo totalmente compatível com os documentos do Word, Excel e PowerPoint.
Entretanto, o WPS Office pode oferecer muito mais do que isso, contando com muitos outros recursos que o tornam ideal para trabalhar com documentos. Por isso, não se esqueça de baixar o WPS Office, podendo ver em primeira mão tudo que ele pode oferecer para você.
